Modul de achiziții
Software pentru achiziții și relația cu furnizorii
QuickFin.erp este un program de achiziții care leagă tot fluxul într-un singur loc: de la necesarul de aprovizionare și comenzi furnizori, la recepția mărfii, potrivirea facturii cu comanda și plata la scadență. Nu mai muți datele între Excel, programul de gestiune și cel de facturare – necesarul devine comandă cu un click, recepția generează automat NIR-ul, iar factura primită din SPV este citită și potrivită de AI. Vezi în orice moment cât ai comandat, cât ai primit, cât ai de plătit și cum arată cashflow-ul următoarelor 30 de zile.
- 30 de zile gratuit
- Cont activ în câteva minute
- e-Factura nativă în SPV
- Suport în română
Fluxul complet de achiziție, într-un singur sistem
Într-o firmă medie, un ciclu de achiziție trece prin trei aplicații diferite și cel puțin două exporturi Excel. Cineva scrie comanda într-un formular, altcineva o pune în programul de gestiune la recepție, iar contabilul o reintroduce a treia oară când sosește factura. La fiecare pas apar diferențe: cantități scrise greșit, prețuri neactualizate, produse duplicate în nomenclator. QuickFin.erp elimină rupturile: comanda emisă azi devine mâine linie de NIR fără să reintroduci nimic, iar factura care sosește peste o săptămână se leagă automat de aceeași comandă. Toate documentele sunt conectate între ele, iar orice modificare într-o etapă se reflectă instant în celelalte – inclusiv în stoc, în cashflow și în notele contabile.
De la necesar de aprovizionare la comandă furnizor
Sistemul îți propune ce trebuie comandat pornind de la stocul minim, comenzile clienților și consumul istoric. Confirmi propunerile și comanda pleacă automat prin email.
Recepție marfă și NIR
La sosirea mărfii scanezi sau bifezi liniile din comandă și NIR-ul se generează automat, cu descărcare instant în stoc și înregistrare în fișa magaziei.
Potrivire comandă – recepție – factură
Când factura sosește prin SPV, sistemul o leagă de comanda și NIR-ul aferent. Diferențele de cantitate sau preț apar marcate înainte să înregistrezi.
Comenzi către furnizori
Emiterea unei comenzi nu ar trebui să fie un ritual în trei ecrane. În QuickFin.erp deschizi formularul de comandă, alegi furnizorul din baza ta cu istoric complet, adaugi produsele – cu prețurile ultimei achiziții precompletate – și trimiți. Comanda pleacă automat pe email cu șablonul tău personalizat, primești confirmarea de livrare și urmărești statusul până la recepție. Poți emite comenzi și de pe telefon, cu aprobare din câteva tap-uri: administratorul aprobă în lift, echipa de aprovizionare comandă în aceeași zi, fără fișiere Excel trimise între departamente.
Comenzi generate din comenzi de la clienți
Când primești o comandă de la client cu produse care nu sunt pe stoc, sistemul generează automat comanda către furnizor cu cantitățile exacte necesare.
Stoc minim și propuneri automate de reaprovizionare
Setezi pragul minim pentru fiecare articol. Când stocul scade sub prag, apare o propunere de comandă cu furnizorul preferat și cantitatea optimă.
Flux de aprobare pe valoare și pe responsabil
Configurezi praguri de aprobare pe valoare, pe categorie sau pe centru de cost. Comenzile sub prag pleacă direct, cele peste așteaptă aprobarea responsabilului.
Facturi de achiziție preluate automat din SPV
Facturile primite de la furnizori intră singure în platformă. QuickFin.erp descarcă documentele XML din SPV, iar AI-ul le citește pe rând: identifică furnizorul chiar dacă apare cu denumire ușor diferită, încadrează cheltuiala pe centrul de cost potrivit pe baza istoricului, potrivește produsele furnizorului cu articolele din nomenclatorul tău – chiar și când același produs apare sub denumiri diferite la furnizori diferiți – și generează NIR-ul de recepție când marfa a fost deja primită. Ce dura o dimineață întreagă de introdus facturi devine o revizie de câteva minute: verifici ce a propus AI-ul, corectezi cele câteva cazuri neclare și confirmi.
Vezi cum funcționează integrarea completă înGhid complet e-Factura ANAF 2026 → ghidul e-Factura.
Baza de furnizori și istoricul comercial
Fiecare furnizor are o fișă completă cu tot ce s-a întâmplat între voi: comenzile emise, facturile primite, plățile efectuate, contractele active și scadențele. Nu mai cauți printr-un dosar galben ca să afli ce preț ai plătit ultima oară pe un articol sau care era termenul negociat de plată. Toate datele sunt într-un singur ecran, iar rapoartele de performanță arată la ce furnizori ai avut cele mai puține discrepanțe de recepție și cine livrează constant la timp.
Evoluția prețurilor de achiziție pe produs
Vezi cum a evoluat prețul unui articol la fiecare furnizor, în timp. Alegi furnizorul potrivit înainte să comanzi, nu după ce ai plătit factura.
Contracte, termene de plată și condiții negociate
Termenii contractuali – discount, scadență, praguri de volum – se aplică automat la fiecare comandă nouă către acel furnizor.
Evaluarea performanței furnizorilor
Rapoarte pe punctualitate la livrare, acuratețe cantitativă și frecvența facturilor cu diferențe. Datele intră în renegocierea anuală.
Controlul costurilor de achiziție
Costul real al unui produs nu este doar prețul de pe factură. Transportul, taxele vamale, comisioanele de curierat se adaugă și schimbă costul unitar cu care articolul intră în gestiune – de asta calcul de marjă corect nu se poate face fără ele.
- Costuri de transport și costuri conexe incluse în costul produsului, defalcate proporțional pe fiecare linie de NIR.
- Diferențe între prețul comandat și cel facturat marcate automat, cu praguri de toleranță pe furnizor sau pe categorie.
Plăți către furnizori și impact în cashflow
Facturile înregistrate intră automat în scadențarul de plăți. Vezi într-un singur ecran cât ai de plătit săptămâna asta, luna asta, luna următoare, iar soldul bancar previzionat pentru următoarele 30 de zile ține cont atât de încasările așteptate, cât și de plățile datorate. Poți prioritiza plățile: furnizori critici întâi, apoi cei cu discount pentru plata la termen, apoi restul. Când selectezi facturile pe care le plătești, sistemul generează fișierul de ordine de plată pentru banca ta, gata de import. Managementul financiar arată în paralel cum se schimbă cashflow-ul cu fiecare decizie de plată.
Încearcă QuickFin.erp gratuit 30 de zile
30 de zile gratuit pe orice plan. Fără instalare, fără contract, poți renunța oricând.
Întrebări frecvente
Cum calculează sistemul necesarul de aprovizionare?
QuickFin.erp calculează necesarul de aprovizionare pe baza stocului curent, a stocului minim definit pe fiecare produs și a comenzilor de la clienți în derulare. Când un articol scade sub prag sau apare o comandă care nu poate fi acoperită din stoc, sistemul generează o propunere de comandă către furnizorul preferat, cu cantități rotunjite la unitatea de ambalare. Poți accepta propunerea ca atare, ajusta cantitățile sau amâna comanda.
Pot verifica automat dacă factura furnizorului corespunde comenzii și recepției?
Da. La sosirea facturii din SPV, QuickFin.erp face automat potrivirea în trei sensuri: comandă emisă, NIR de recepție și factură primită. Diferențele de cantitate, preț sau produse apar marcat pe factură înainte de înregistrare. Poți accepta variațiile în limitele permise sau poți respinge factura pentru clarificare cu furnizorul, fără să o înregistrezi eronat în gestiune.
Văd istoricul prețurilor de achiziție pentru același produs, pe furnizori diferiți?
Da. Fiecare produs are un istoric complet al prețurilor de achiziție, defalcat pe furnizor și pe dată. Vezi imediat cine ți-a dat cel mai bun preț ultima oară, cum a evoluat prețul mediu în ultimele luni și ce discounturi ai negociat. Comparația este utilă înainte de a emite o nouă comandă sau când renegociezi contracte anuale cu furnizorii.